Jak zwiększyć efektywność pracy? – Technika Pomodoro
Czy każdego dnia czeka na Ciebie masa prac domowych i nauka? Zbliża się termin realizacji ważnego projektu? A może zwyczajnie trudno Ci ogarnąć domowe obowiązki, pracę zdalną i szkołę online dzieci? Zastanawiasz się wtedy, jak zwiększyć efektywność swojej pracy.
Zbyt duża ilość pracy może być bardzo przytłaczająca, szczególnie, kiedy od pracy odrywają Cię telefony, wiadomości lub myśl już o kolejnym zadaniu… Działanie w nieustannym rozproszeniu, wykonywanie paru zadań na raz, czy też częste zmiany kontekstu pracy powodują, że tracimy na produktywności.
Z pomocą przychodzi Nam pomysł pewnego Włocha – Francesco Cirillo. Technika Pomodoro polega na podzieleniu czasu pracy na interwały: 25 minut działania w skupieniu + 5 minut przerwy… i tak w kółko. Robimy tyle sesji, na ile mamy ochotę – ile potrzebujemy, by zrealizować cel.
Wydaję się banalnie proste? Pewnie myślisz – jak to ma mi pomóc? A czy dałbyś radę biegać przez 2 godziny nieustannie? Jeśli dobra kondycja nie jest twoim przyjacielem, to już po pierwszych 25 minutach kończy Ci się energia – masz dość i chcesz wracać do domu. A gdybyś spróbował po 25 minutach biegu przez 5 minut spacerować… Wówczas twój oddech uspokoiłby się, serce zwolniło i po przerwie mógłbyś wrócić do dalszego biegu – tym samym zwiększając swoje szansę na przebiegnięcie wyznaczonego dystansu.
A jak można skorzystać na technice Pomodoro w codziennym życiu? Według Franceso Cririllo 25 minut to maksymalny czas, w którym bez przemęczenia możesz pracować intelektualnie. Coraz popularniejsze stają się również głosy, które sugerują, że równie dobrze działającym interwałem jest podział na 50 minut pracy + 10 minut przerwy.
Aby prawidłowo korzystać z techniki Pomodoro należy zastosować się do paru zasad:
Przygotuj czasomierz. Możesz wykorzystać do tego kuchenny minutnik, timer w telefonie lub specjalne aplikacje na Smatphone’a (jedną z najbardziej polecanych jest aplikacja Forest – ustawienie czasu jest równoznaczne z posadzeniem drzewka; jeśli wyjdziesz z aplikacji zanim czas dobiegnie końca to drzewko umiera).
Stwórz listę zadań do wykonania. Lista może zawierać drobne czynności do wykonania (np. napisać maila, zadzwonić do urzędu, uprasować T-shirty, zrobić pracę domową z matematyki) lub duże cele podzielone na etapy (np. napisać pierwszy akapit pracy, przeczytać jeden rozdział działu do sprawdzianu). Ważne jest, aby każde zadanie było możliwe do wykonania w przewidzianym interwale (np. 25 minut) – jeśli wiesz, że to niemożliwe, podziel zadanie na jeszcze mniejsze części.
Posortuj zadania hierarchicznie. W tym momencie ważna jest personalizacja Twojej pracy. Istnieją ludzie, którzy wolą zacząć pracę od najłatwiejszych zadań – wówczas satysfakcja po ich realizacji budzi w nich energię i motywację na trudniejsze zadania. Jednakże, są też osoby, które rozpoczynać pracę od kluczowych zadań, bo mają wtedy najświeższy umysł i duży zasób energii.
Wybierz jedno zadanie z listy i skoncentruj się na wykonywaniu tylko jego. Przez te 25 minut realizuj tylko jedno zadanie. Jeśli przyjdzie Ci do głowy kolejne/dodatkowe zadanie, dopisz je do listy, jako oddzielny punkt i zrealizuj je podczas kolejnego interwału.
Przestań pracować, kiedy usłyszysz dzwonek minutnika i oznacz zadanie, jako wykonane. Jeśli nie udało Ci się zrealizować zadania w ciągu tego czasu to dopisz jego dokończenie, jako kolejne zadanie do swojej listy.
Wykorzystaj przerwę – nie rób niczego związanego z pracą lub nauką. Przejdź się po mieszkaniu, przewietrz pokój, porozciągaj się, jedz przekąskę, napij się wody, wyjdź na balkon. Tylko dzięki dobrze przeżytej przerwie będziesz w stanie utrzymać skupienie podczas 25 minutowej pracy lub nauki. W ten sposób unikniesz przemęczenia.
Schemat powtórz maksymalnie 4 razy (25 + 5 + 25 + 5 + 25 + 5 + 25 + 5). Po czwartym interwale zrób sobie dłuższą przerwę 15-30 minutową. W tym czasie odpocznij i przygotuj się na kolejną rundę.
Technika Pomodoro obdarza nas trzema magicznymi mocami:
Moc motywacji. Rozpoczynając pracę z pomocą techniki Pomodoro, podchodzić do biurka z większą motywacją – gdyż masz świadomość, że wstaniesz od niego za 25 minut, a nie za 5 godzin.
Moc koncentracji. Skupiasz się maksymalnie na swoim zadaniu. Krótki interwał pracy sprawia, że zadanie wydaje się mniej przerażające. 25 minut pracy? Przecież dasz radę skupić się przez tak krótki czas. Później czeka Cię tylko satysfakcja z realizacji punktu na liście i błoga przerwa.
Moc satysfakcji. Stosując technikę Pomodoro, poczucie spełnienia pojawia się po każdym zrealizowanym 25 minutowym interwale – zaś ucząc się przez 3 godziny z rzędu poczucie wykonania zadania pojawia się tylko raz, na końcu tej nużącej drogi.